Cactus Negocio

Inicio, Turnos y Caja

El módulo de Inicio es el corazón del control operativo y financiero diario de tu establecimiento gastronómico. A través de esta interfaz, tu equipo administra el flujo físico del dinero en efectivo y audita la facturación en tiempo real mediante una estructura de Turnos y Cajas.

Un día de trabajo en un restaurante no es una línea continua de facturación: se divide en turnos operativos específicos vinculados a una caja física y un cajero responsable. Esta segmentación asegura que cada ingreso o egreso de dinero esté debidamente auditado y libre de desvíos.

El Panel de Actividad (Dashboard)

Al iniciar tu jornada en Cactus Negocio, lo primero que verás es el Dashboard de Actividad. Este panel centraliza los principales indicadores del turno activo en tiempo real:

Total en cobros: El monto total cobrado en lo que va del turno (visible según el permiso del usuario para ver montos).
Ventas, Comensales, Pedidos, Productos y Anulaciones: Contadores rápidos de la actividad del turno.
Alerta de Inventario: Una tarjeta te avisa si hay insumos con stock bajo o agotado, con acceso directo a Inventario.
Notas del último turno y últimos pedidos: Un resumen de lo que dejó anotado el turno anterior y las últimas ventas registradas.

El detalle del efectivo en caja (saldo inicial y actual) y los accesos para registrar movimientos de dinero están dentro de Ver turno, no en esta pantalla principal. Si todavía no abriste un turno, vas a ver una pantalla distinta invitándote a abrir uno.

El Ciclo Operativo Diario: Paso a Paso

Para mantener una contabilidad transparente y libre de errores en tu local, tu equipo de caja debe seguir un ciclo diario riguroso compuesto por tres etapas secuenciales: Apertura, Operación (Movimientos) y Cierre.

1. Abrir turno y abrir caja

Turno y caja son operaciones independientes: dentro de un mismo turno podés abrir, cerrar o reabrir una o varias cajas sin necesidad de cerrar el turno.

Hacé clic en Abrir turno en el Dashboard y declará el fondo inicial (contá los billetes en el cajón físico e ingresá el monto exacto, ej: $20.000).
Hacé clic en Abrir caja (o Reabrir caja si ya existe una previamente cerrada). A partir de este momento, las terminales de mozos y las pantallas KDS quedan habilitadas para procesar comandas y registrar cobros.

Seguridad Financiera

Nunca comiences a operar con la caja en cero en el sistema si cuentas con efectivo de cambio en el cajón físico. Declarar el fondo inicial correctamente es fundamental para evitar falsos faltantes de dinero al finalizar la jornada.

2. Registro de Movimientos de Caja (Ingresos y Egresos)

Durante el servicio, es muy habitual que ocurran transacciones en efectivo que no corresponden a ventas directas del menú. Para evitar que estos movimientos descuadren la caja teórica, deben ser registrados en Cactus Negocio en el momento exacto en que ocurren:

Ingresos (Entradas de Efectivo): Por ejemplo, si el administrador aporta cambio extra a mitad de la tarde desde el fondo de reserva de la oficina.
Egresos / Retiros (Salidas de Efectivo):
- Pagos a Proveedores: Efectivo retirado de la caja para pagarle al distribuidor que acaba de entregar mercadería de urgencia.
- Gastos Operativos Rápidos: Compras menores de urgencia (ej. artículos de limpieza o insumos de verdulería).
- Retiro por Seguridad: Si se acumula un volumen de efectivo muy alto en el cajón y se decide retirar un excedente para guardarlo en la caja fuerte del local.

Cómo registrar un movimiento:

Desde el Dashboard, hacé clic en Ver turno.
Junto a Movimientos, tocá el botón +.
Elegí Reintegro (ingreso) o Retiro (egreso).
Ingresá el Monto exacto y un motivo o comentario.
Confirmá la operación para actualizar el saldo teórico estimado de inmediato.

3. Cerrar caja y cerrar turno

Desde Ver turno, tocá Cerrar caja.
Si tu local tiene activado el Arqueo de caja (se configura desde Historial de Turnos; no es obligatorio), vas a declarar el efectivo y las tarjetas contadas físicamente. Cactus los compara contra lo calculado, con un margen de tolerancia; si no coinciden, vas a ver la diferencia por medio de pago y podés reintentar o cerrar igual. Si el arqueo está desactivado, alcanza con confirmar el cierre de caja.
Una vez cerradas todas las cajas del turno, tocá Cerrar turno: es una confirmación simple, sin declaración de dinero.

Auditoría Total: Los 13 Paneles del Historial de Turnos

Una vez cerrado el turno, toda la información se almacena de forma inalterable y queda disponible para su revisión. Los socios y administradores pueden acceder al panel de Historial de Turnos y auditar el local a través de 13 solapas de auditoría exhaustivas:

Resumen de Turno (Shift): Vista consolidada con los totales generales (apertura, ventas por canal, egresos, saldo teórico y arqueo físico definitivo).
Productos (Products): Detalle cuantitativo y monetario de cada plato y bebida vendido, permitiendo identificar cuáles fueron los productos más rentables del turno.
Pedidos (Orders): Listado secuencial de todas las comandas en curso y cerradas durante el turno, detallando la mesa o ID de despacho.
Facturas (Invoices): Registro de comprobantes fiscales emitidos, pendientes de validación o rechazados por contingencias de red.
Pagos Recibidos (Incoming Payments): Desglose detallado de los cobros clasificados según el medio de pago utilizado (Efectivo, Tarjeta de Débito, Mercado Pago QR, etc.).
Egresos / Pagos Salientes (Outgoing Payments): Listado de retiros de efectivo específicos ejecutados por el cajero para compras rápidas.
Movimientos de Caja (Movements): El historial cronológico de todas las entradas y salidas manuales efectuadas durante el turno.
Compras (Purchases): Compras rápidas a proveedores asociadas y pagadas directamente con fondos del cajón diario.
Descuentos (Discounts): Registro minucioso de todas las bonificaciones o descuentos manuales aplicados por los cajeros, detallando el motivo y quién lo aplicó para evitar abusos de cortesía.
Anulaciones (Voidings): Auditoría crítica de platos anulados de las comandas o pedidos cancelados, detallando qué usuario del local autorizó la acción.
Consumos Internos (Internal Orders): Registro de consumos del personal o comidas de cortesía sin costo que restan mercadería del inventario pero no generan facturación.
Mesas Abiertas (Open Tables): Resumen descriptivo de en qué estado quedaron las mesas del salón en caso de que se haya forzado un cierre temporal de caja con mesas activas.
Transacciones (Transactions): Conciliación detallada de todas las pasarelas de pago digitales y cuentas de integración comercial vinculadas al local.

Buenas Prácticas para una Caja Sana

Un Cajero por Turno: Nunca permitas que múltiples empleados cobren de la misma caja física sin realizar un arqueo intermedio. Si el cajero de la tarde se retira, realiza el Cierre de Caja y abre una nueva Apertura para el cajero de la noche. Esto delimita responsabilidades claras ante cualquier faltante.
Separá las Propinas en el Acto: Mantené el bote de propinas de los mozos fuera del cajón operativo de efectivo para evitar confusiones de dinero que puedan arrojar falsos sobrantes de caja.
Registrá en el Momento Exacto: No dejes la carga de egresos (compras rápidas o retiros de seguridad) para el final del día. Cargar los gastos a destiempo genera confusiones y entorpece la exactitud del saldo en tiempo real.