Cactus Negocio

Inicio, Turnos y Caja

El módulo de Inicio (conocido internamente como Shift & Cash Management) es el corazón del control operativo y financiero diario de tu establecimiento gastronómico. A través de esta interfaz, tu equipo administra el flujo físico del dinero en efectivo y audita la facturación en tiempo real mediante una estructura rigurosa de Turnos y Cajas.

Un día de trabajo en un restaurante no es una línea continua de facturación: se divide en turnos operativos específicos vinculados a una caja física y un cajero responsable. Esta segmentación asegura que cada ingreso o egreso de dinero esté debidamente auditado y libre de desvíos.

El Panel de Actividad (Dashboard)

Al iniciar tu jornada en Cactus Negocio, lo primero que verás es el Dashboard de Actividad. Este panel centraliza los principales indicadores del turno activo en tiempo real:

Venta Neta del Turno: La sumatoria acumulada de todas las comandas confirmadas y cobradas en lo que va de la jornada (excluyendo recargos impositivos y propinas si corresponde).
Dinero Estimado en Caja: El saldo teórico en efectivo que debería existir físicamente dentro del cajón monedero. Se calcula matemáticamente: Saldo Inicial + Ventas en Efectivo + Ingresos Manuales - Egresos/Retiros Manuales.
Estado Operativo: Indicador visual que te notifica si el turno se encuentra actualmente Abierto (habilitado para operar) o Cerrado.
Accesos Rápidos de Caja: Botones táctiles directos para declarar movimientos de efectivo (entradas y salidas) o para dar inicio al proceso formal de arqueo y cierre.

El Ciclo Operativo Diario: Paso a Paso

Para mantener una contabilidad transparente y libre de errores en tu local, tu equipo de caja debe seguir un ciclo diario riguroso compuesto por tres etapas secuenciales: Apertura, Operación (Movimientos) y Cierre.

1. Apertura del Turno y Caja

Al iniciar el día comercial (o al realizar el relevo de personal entre el turno mediodía y el turno noche), es obligatorio abrir la caja declarando el saldo inicial:

Hacé clic en Apertura de Turno en el Dashboard.
Declarar Fondo de Caja: Contá los billetes en el cajón físico e ingresá el monto exacto destinado a dar vueltos al inicio del turno (ej: $20.000).
Confirmá la apertura. A partir de este segundo, las terminales de mozos y las pantallas KDS quedan habilitadas para procesar comandas y registrar cobros.

Seguridad Financiera

Nunca comiences a operar con la caja en cero en el sistema si cuentas con efectivo de cambio en el cajón físico. Declarar el fondo inicial correctamente es fundamental para evitar falsos faltantes de dinero al finalizar la jornada.

2. Registro de Movimientos de Caja (Ingresos y Egresos)

Durante el servicio, es muy habitual que ocurran transacciones en efectivo que no corresponden a ventas directas del menú. Para evitar que estos movimientos descuadren la caja teórica, deben ser registrados en Cactus Negocio en el momento exacto en que ocurren:

Ingresos (Entradas de Efectivo): Por ejemplo, si el administrador aporta cambio extra a mitad de la tarde desde el fondo de reserva de la oficina.
Egresos / Retiros (Salidas de Efectivo):
- Pagos a Proveedores: Efectivo retirado de la caja para pagarle al distribuidor que acaba de entregar mercadería de urgencia.
- Gastos Operativos Rápidos: Compras menores de urgencia (ej. artículos de limpieza o insumos de verdulería).
- Retiro por Seguridad: Si se acumula un volumen de efectivo muy alto en el cajón y se decide retirar un excedente para guardarlo en la caja fuerte del local.

Cómo registrar un movimiento:

En la pantalla de Caja, seleccioná Registrar Movimiento.
Elegí el tipo de transacción: Ingreso o Egreso.
Ingresá el Monto exacto.
Escribí un Motivo/Concepto claro (ej: “Pago a proveedor de pan - Factura #0943”). Esto le permitirá al administrador comprender y aprobar la salida de fondos.
Confirmá la operación para actualizar el saldo teórico estimado de inmediato.

3. Cierre de Caja y Arqueo

Al finalizar la jornada del cajero o al cerrar el establecimiento por la noche, se debe proceder con el arqueo obligatorio para auditar las cuentas:

Seleccioná la opción Cerrar Turno.
Declaración de Efectivo Físico: Contá físicamente todos los billetes y monedas del cajón monedero e ingresá la cifra total exacta en el campo de declaración.
Auditoría Automática de Saldo: Cactus comparará tu conteo físico contra el Saldo Estimado que calculó el sistema.
Resultados de Auditoría: El sistema arrojará un resultado instantáneo:

Caja Cuadrada: El dinero físico coincide exactamente con lo registrado en el sistema.
Sobrante de Caja: Hay más dinero físico que el registrado teóricamente (suele deberse a propinas no separadas o vueltos mal entregados).
Faltante de Caja: Falta dinero físico respecto a lo esperado por el sistema. Alertará de inmediato al administrador para revisar los comprobantes de venta del turno.

Confirmá el Cierre de Turno para consolidar los datos e imprimir el ticket resumen de arqueo.

Auditoría Total: Los 13 Paneles del Historial de Turnos

Una vez cerrado el turno, toda la información se almacena de forma inalterable y queda disponible para su revisión. Los socios y administradores pueden acceder al panel de Historial de Turnos y auditar el local a través de 13 solapas de auditoría exhaustivas:

Resumen de Turno (Shift): Vista consolidada con los totales generales (apertura, ventas por canal, egresos, saldo teórico y arqueo físico definitivo).
Productos (Products): Detalle cuantitativo y monetario de cada plato y bebida vendido, permitiendo identificar cuáles fueron los productos más rentables del turno.
Pedidos (Orders): Listado secuencial de todas las comandas en curso y cerradas durante el turno, detallando la mesa o ID de despacho.
Facturas (Invoices): Registro de comprobantes fiscales emitidos, pendientes de validación o rechazados por contingencias de red.
Pagos Recibidos (Incoming Payments): Desglose detallado de los cobros clasificados según el medio de pago utilizado (Efectivo, Tarjeta de Débito, Mercado Pago QR, etc.).
Egresos / Pagos Salientes (Outgoing Payments): Listado de retiros de efectivo específicos ejecutados por el cajero para compras rápidas.
Movimientos de Caja (Movements): El historial cronológico de todas las entradas y salidas manuales efectuadas durante el turno.
Compras (Purchases): Compras rápidas a proveedores asociadas y pagadas directamente con fondos del cajón diario.
Descuentos (Discounts): Registro minucioso de todas las bonificaciones o descuentos manuales aplicados por los cajeros, detallando el motivo y quién lo aplicó para evitar abusos de cortesía.
Anulaciones (Voidings): Auditoría crítica de platos anulados de las comandas o pedidos cancelados, detallando qué usuario del local autorizó la acción.
Consumos Internos (Internal Orders): Registro de consumos del personal o comidas de cortesía sin costo que restan mercadería del inventario pero no generan facturación.
Mesas Abiertas (Open Tables): Resumen descriptivo de en qué estado quedaron las mesas del salón en caso de que se haya forzado un cierre temporal de caja con mesas activas.
Transacciones (Transactions): Conciliación detallada de todas las pasarelas de pago digitales y cuentas de integración comercial vinculadas al local.

Buenas Prácticas para una Caja Sana

Un Cajero por Turno: Nunca permitas que múltiples empleados cobren de la misma caja física sin realizar un arqueo intermedio. Si el cajero de la tarde se retira, realiza el Cierre de Caja y abre una nueva Apertura para el cajero de la noche. Esto delimita responsabilidades claras ante cualquier faltante.
Separá las Propinas en el Acto: Mantené el bote de propinas de los mozos fuera del cajón operativo de efectivo para evitar confusiones de dinero que puedan arrojar falsos sobrantes de caja.
Registrá en el Momento Exacto: No dejes la carga de egresos (compras rápidas o retiros de seguridad) para el final del día. Cargar los gastos a destiempo genera confusiones y entorpece la exactitud del saldo en tiempo real.